Het overzichtsscherm toont de locatie groep codes alsmede de datum van de laatste run en het einde van de laatste run. Wanneer het exportbestand verzonden is worden datum, tijd en bestandsnaam van verzending ook getoond. Wanneer er verzonden is via FTP staat de aanduiding “FTP” voor de verzenddatum.
:gebruik deze optie om gegevens te verzamelen voor de geselecteerde locatie groep code. Zie paragraaf 142.3.1.
: toont een scherm met statistieken van de laatste run voor de geselecteerde locatie groep code. Zie paragraaf 142.3.2.
:gebruik deze optie om gegevens te verzamelen voor de geselecteerde locatie groep code. Het systeem schakelt door naar het standaard scherm voor het uitvoeren van processen.
Het systeem voert eerst enige controles uit. Zo wordt gekeken of een eerder aangemaakt bestand voor de geselecteerde locatie groep code reeds verzonden is. In dit geval zijn de statistieken wel opgehaald, maar is het bestand nog niet verzonden via de of opties.
Er wordt ook gekeken of er een extractie gestart is voor de geselecteerde locatie groep code die niet afgemaakt is. Wanneer dit hetgeval is, verschijnt er nog een boodschap.
Als u niet zeker weet of u door moet gaan met de extractie, schrijf dan het procesnummer op (hier 5850) van bovenstaand scherm, klik op en ga naar AFO 642 – Gestarte processen. Zoek het betreffende proces op en kies de optie . Het systeem toont de details van het betreffende proces.
Bent u er zeker van dat het in orde is om opnieuw de gegevens te extraheren voor de betreffende locatie groep code, ga dan weer naar AFO 142 en selecteer opnieuw de optie . Nadat u de waarschuwing heeft bevestigd zal het systeem de gegevens opnieuw ophalen maar niet het actuele Titel Aanwinsten Geschiedenis bestand kopiëren naar de eerder opgeslagen versie van het Titel Aanwinsten Geschiedenis bestand, aangezien dit al gedaan was door de eerder opgestarte extractie.
Let op
Het verdient aanbeveling om de parameter “Verwijder processen na hoeveel dagen” in AFO 642 op een hoog aantal te zetten, zodat u zeker weet dat de benodigde rapporten nog beschikbaar zullen zijn.
Wanneer de extractie Online wordt uitgevoerd, toont het systeem een voortgangsscherm. Hierop staat aangegeven hoeveel uren, minuten en seconden het proces actief is. Ook wordt het aantal verwerkte bibliografische records getoond. Onder Laatst verwerkt staat het database nummer en database record, dit verandert elke paar seconden.
: toont een scherm met statistieken van de laatste run voor de geselecteerde locatie groep code. Er wordt een popup scherm getoond:
Het scherm toont de aantallen voor Slechte (ongeldige) controlenummers en Goede (geldige) controlenummers. Daarnaast toont het ook het type van de gerapporteerde titels.
·
De eerste letter “U” is voor uitleenexemplaren en “N” is voor naslagwerken.
·
De tweede letter “T” is voor toevoegingen en “V” voor verwijderingen.
Wanneer er geen laatste run is wordt een foutmelding getoond:
Deze optie biedt de mogelijkheid om de verzamelde data naar een FTP-server te uploaden. Er wordt een invulscherm getoond:
FTP servernaam – de naam van de ftp server.
Login – de login van de gebruiker op de ftp server
Password – het bijbehorende wachtwoord van de gebruiker op de ftp server
Locatie groep code – dropdown lijst - locatie groep code waarvoor u de gegevens wilt versturen.
Bestandsnaam: Naam van het bestand dat moet worden aangemaakt op de ftp server. Bijvoorbeeld: D123SEP.txt.
Het systeem kan de melding geven dat het bestand al is verzonden via FTP.
Als u niet zeker weet of u door moet gaan met de extractie, schrijf dan het procesnummer op (hier 5500) van bovenstaand scherm, klik op en ga naar AFO 642 – Gestarte processen. Zoek het betreffende proces op en kies de optie . Het systeem toont de details van het betreffende proces.
Wanneer u op klikt zal het systeem inloggen op de ftp server en het bestand over zetten. Na afloop wordt er een log met uitgevoerde acties of gevonden fouten op het scherm getoond.
Met deze optie exporteert u de opgehaalde gegevens naar een tekstbestand op schijf, Dit bestand kan dan later als bijlage bij een email verzonden worden. Er wordt een invulscherm getoond:
Uitvoer naar bestand – geef directory en bestandsnaam op waar de gegevens in moeten worden opgeslagen. De directory kan lokaal op het werkstation zijn of op het netwerk. Er is een default formaat voor de bestandsnaam “Dlllmmmx.txt” die u kunt wijzigen in de correcte regiocode, de van overheidswege toegekende code en de naam van de maand.
Locatie groep code – dropdown list – selecteer de locatie groep code waarvoor u de gegevens wilt verzenden.
Wanneer u op klikt controleert het systeem of het bestand niet al is aangemaakt. Wanneer dat het geval is wordt een melding getoond.
Nadat u op heeft geklikt vervolgt het systeem het aanmaken van het bestand.
Nadat het bestand is aangemaakt kunt u het terugvinden in de opgegeven directory en als bijlage versturen in een email aan de centrale catalogus instantie.